REUNI AKBAR DAN MUBES ALUMNI SMP 3 GUNUNG PADANG PANJANG
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
SMP 3 Gunung Padang Panjang sebagai sebuah sekolah yang telah berdiri sejak bertahun-tahun yang lalu ini, kini telah menghasilkan puluhan angkatan, dan ribuan alumni. Mereka yang telah mengeyam pendidikan dan lulus di sekolah ini, banyak yang menyebar ke berbagai daerah di Indonesia. Selain menyebar di seluruh daerah Indonesia untuk meneruskan studi, sebagian juga banyak yang setelah lulus dari sekolah ini mereka bekerja di berbagai daerah di Indonesia .
Setelah sekian lama dan sekian banyak alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang yang telah dihasilkan dan telah tersebar di berbagai daerah di Indonesia, timbullah kerinduan antar alumni, untuk mengetahui kabar teman-teman mereka, bagaimana keadaan guru-guru yang mengajar mereka di SMP 3 Gunung Padang Panjang kini, seperti apa SMP 3 setelah sekian lama ditinggalkan, dan betapa kerinduan antar alumni terhadap teman-teman sesama angkatan mereka, bagaikan saudara yang saling terpisah, maka besar sekalilah kerinduan mereka tersebut.
Seiring dengan adanya rasa rindu tersebut oleh karena itu timbul wacana-wacana dari berbagai lintas angkatan mengusulkan untuk mengadakan reuni di SMP 3 Gunung Padang Panjang.
Berbekal wacana dan usulan-usulan yang didengang-dengungkan tersebut, maka kami sebagai alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang yang merasakan kecintaan mendalam terhadap almamater kami ini, tergeraklah hati kami untuk mengaspiratif dan melakukan sebuah rintisan untuk meleader dan menggoalkan wacana teman-teman yang ada timbul secara massif ke permukaan belakangan ini.
Akhirnya dengan berbekal tekad yang kuat, keyakinan mendalam bahwa langkah kecil rintisan kami ini merupakan amal yang tak akan sia-sia, maka kami ajukanlah rencana Reuni Akbar SMP 3 Padang Panjang ini.
I.2 MAKSUD DAN TUJUAN
I.2.1 Maksud
Adapun maksud diadakannya kegiatan reuni akbar dan mubes ini adalah sebagai keinginan dari para alumni untuk berkumpul kembali bersama para alumni yang lain serta keinginan para alumni untuk ikut berkontribusi dalam memajukan SMP 3 Gunung Padang Panjang.
I.2.2 Tujuan Kegiatan
Adapun tujuan diadakannya acara ini :
- Mempererat tali silaturahmi antar alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang
- Menunjukkan perkembangan SMP 3 Gunung Padang Panjang kepada para alumni.
- Membuka jalur peran serta alumni bagi perkembangan SMP 3 Gunung Padang Panjang
- Membentuk kepengurusan baru ikatatan Alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang
- Menambah database alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang
Kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan hasil koordinasi Alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang dengan pihak SMP N 3 Gunung Padang Panjang
II. ISI PROPOSAL
2.1 TEMA KEGIATAN
Kegiatan ini diharapkan mampu menjalin hubungan yang lebih baik antar alumni, dan para alumni dengan pihak SMP 3 Gunung Padang Panjang yang nantinya bisa memberi manfaat bagi satu sama lainnya. Maka tema yang di angkat dalam acara ini adalah “Meningkatkan Silaturrahmi dan Peran Serta Alumni Untuk Kemajuan SMP 3 Gunung Padang Panjang“.
2.2 BENTUK KEGIATAN
Kegiatan ini diselenggarakan dalam bentuk :
a. Temu ramah dan silaturrahmi alumni SMP N 3 Gunung Padang Panjang
b. Gerakan 1 Alumni, 1 Buku
c. Pentas seni
d. Musyawarah Besar (MUBES)
e. Penyerahan bantuan kepada sekolah
2.3 PESERTA
Peserta kegiatan ini adalah seluruh Alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang dan para undangan.
2.4 WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN
Hari, tanggal : Sabtu, 3 September 2011
Waktu : Pukul 13.30 – 21.00 WIB
Tempat : SMP 3 Gunung Padang Panjang.
2.5 SUSUNAN KEPANITIAAN
Kepanitiaan (terlampir)
2.6 JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
Jadwal rinci pelaksanaan kegiatan terlampir dan apabila ada perubahan akan ditetapkan kemudian.
III. ESTIMASI DANA KEGIATAN
a. Kesekretariatan
No
Kebutuhan
Keterangan
Jumlah (Rp)
1
Kertas A4
1 rim x 35.000
35.000
2
Tinta Printer
2 pak x 30.000
60.000
3
Amplop
2 kotak x 15.000
30.000
4
Kwitansi
2 buah x 5000
10.000
5
Stempel Panitia
1 buah x 30.000
30.000
6
Pembuatan Proposal
50 buah x 7.000
350.000
7
Alat Tulis Kantor (ATK)
1 paket x 50.000
50.000
Total 565.000
b. Acara, Dekorasi dan Dokumentasi
No
Kebutuhan
Keterangan
Jumlah (Rp)
1
ID Card Panitia
40 buah x 5000
200.000
2
Dekorasi Tempat Acara
500.000
3
Spanduk Acara
2 buah x 150.000
300.000
3
Sewa Organ Tunggal / Alat Musik
1 paket
1500.000
4
Sewa Camera Digital
2 buah x 100.000
200.000
5
Cetak Foto
100 lembar x 1000
100.000
6
Cindera mata
500 buah x 5000
2500.000
Total 5.300.000
c. Perlengkapan dan Transportasi
No
Kebutuhan
Keterangan
Jumlah (Rp)
1
Sewa Tenda dan kursi
untuk 500 peserta
10.000.000
2
Pengadaan Pentas Acara
1 buah x 500.000
500.000
3
Sewa Mobil
1 mobil x 2 hari x 300.000
600.000
4
BBM
50 liter x 4500
225.000
Total 11.325.000
d. Humas, Perizinan dan Publikasi
No
Kebutuhan
Keterangan
Jumlah (Rp)
1
Komunikasi
Voucher Pulsa dan Internet
300.000
2
Spanduk sosialisasi acara
20 buah x 150.000
3000.000
3
Pamflet sosialisasi acara
500 lembar x 500
250.000
4
Publikasi di media cetak
5 kali terbit x 200.000
1000.000
Total 4.550.000
e. Konsumsi dan Kebersihan
No
Kebutuhan
Keterangan
Jumlah (Rp)
1
Snack alumni
500 orang x 4000
2000.000
2
Snack panitia
40 orang x 4000
160.000
3
Makan malam peserta + undangan
500 orang x 12.000
6000.000
4
Makan malam panitia
40 0rang x 12.000
480.000
5
Kebersihan
100.000
Total 8.740.000
Total Pengeluaran (Rp)
a. Kesekretariatan : 565.000
b. Acara, Dekorasi dan Dokumentasi : 5.300.000
c. Perlengkapan dan Transportasi :11.325.000
d. Humas, Perizinan dan Publikasi : 4.550.000
e. Konsumsi dan Kebersihan : 8.740.000+
30.480.000
Biaya tak terduga 10 % x (a+b+c+d+e) 3.048.000+
Total Rp 33.528.000,-
Jadi total dana yang dibutuhkan adalah sebesar Rp 33. 528.000,- (TIGA PULUH TIGA JUTA LIMA RATUS DUA PULUH DELAPAN RIBU RUPIAH)
3.2 SUMBER DANA
Kegiatan ini diharapkan memperoleh dana dari :
- Alumni
- Donatur
- Pihak Sponsor
IV. PENUTUP
Demikian proposal ini kami buat. Kami mengharapkan dukungan dan partisipasi dari pihak yang berkaitan. Semoga acara ini dapat terlaksana dan memberikan manfaat baik bagi para Alumni, SMP 3 Gunung Padang Panjang, dan pihak yang terkait didalamnya. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
LEMBAR PENGESAHAN
Ketua Panitia Sekretaris
Gusrizal Meirina Hastri
Menyetujui
Ketua Ikatan Alumni SMP N 3 Padang Panjang
Hendra Tanjung
Mengetahui
Kepala Sekolah SMP N 3 Padang Panjang
Rita Yanti S.Pd
NIP: 1965 0125 1990 03 2 005
LAMPIRAN I
SUSUNAN KEPANITIAAN REUNI AKBAR DAN MUBES ALUMNI SMP N 3 GUNUNG PADANG PANJANG
Penasehat
Rita Yanti, S.Pd (Kepala Sekolah SMP N 3 Gunung Padang Panjang)
Sterring Comitte
Hendra Tanjung
Hendri Satria
Yusma Yanti
Organizing Comitte (Panitia Pelaksana)
Ketua : Gusrizal (087892805756)
Wakil : Rahmananda
Sekretaris : Meirina Hastri
Bendahara : Ramadani Putri
Bidang Dana, Kerjasama, Sponsorship
Koordinator : Firdausi
Anggota : - Annisa
- Roza
- Nina Kusuma
- Sri Mega Yanti
- Neni Oktavia
- Melda Wati
Bidang Acara, Dekorasi dan Dokumentasi
Koordinator : Nurul Fitra
Anggota : - Dayat
- Welly Tanjung
- Indra Hardianto
- Sumardi
- Noerma Sari FN
- Bunga Amelia
- Erna Wati
Bidang Perlengkapan dan Transportasi
Koordinator : Asro Suardi
Anggota : - Ricky
- Dasafri Putra
- Donny
- Nuzul Hidayat
- Yos Effendi
Bidang Humas, Perizinan dan Publikasi
Koordinator : Hermansyah
Anggota : - Rinaldi
- Maryori Eka Putri
- Fitri Handayani
- Mardaleni
Bidang Konsumsi dan Kebersihan
Koordinator : Fitria Novita
Anggota : - Vella
- Ayu
- Adri
- Meri Andani
- Ira Santia Dewi
LAMPIRAN 2
SUSUNAN ACARA REUNI AKBAR DAN MUBES ALUMNI
SMP 3 GUNUNG PADANG PANJANG
13.00 - 13.30 wib : Registrasi Peserta
13.30 - 14.00 wib : Pembukaan Acara
- Kata sambutan dari Ketua Panitia Pelaksana
- Kata sambutan dari Ketua Alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang
- Kata Sambutan dari Kepala Sekolah SMP 3 Gunung Padang Panjang
14.00 - 15.45 wib : - Temu ramah dan silaturrahmi antar alumni
- Pentas seni / hiburan
- Penyerahan bantuan dan kenang-kenangan dari alumni kepada pihak sekolah
15.45 - 16.30 wib : Istirahat, sholat, snack
16.30 - 18.30 wib : Musyawarah Besar (MUBES) Alumni SMP 3 Gunung Padang Panjang
18.30 - 20.00 wib : Istirahat, sholat, makan
20.00 - 20.45 wib : Lanjutan Musyawarah Besar (MUBES) Alumni SMP N 3 Gunung Padang Panjang
20.45 - 21.00 wib : Foto bersama alumni
21.00 wib : Pulang
Catatan:
susunan acara reuni ini bisa berubah sewaktu-waktu mengingat situasi dan kondisi
LAMPIRAN 3
BENTUK KERJASAMA YANG DITAWARKAN OLEH
PANITIA REUNI AKBAR ALUMNI SMP 3 GUNUNG PADANG PANJANG
1. MENJADI DONATUR / PENYUMBANG
Merupakan perusahaan, lembaga, instansi maupun perorangan yang ingin berpartisipasi dan memberikan kontribusi bantuan atau dana secara sukarela demi menyukseskan kegiatan diatas.
2. MENJADI SPONSOR
2.1 Sponsor Tunggal
Perusahaan, instansi atau lembaga sebagai satu-satunya sponsor yang membiayai acara. Panitia tidak berhak menerima tawaran dari sponsor lainnya, kecuali sponsor lepas.
Kontraprestasi yang dapat ditawarkan untuk sponsor tunggal adalah sebagai berikut :
- Sponsor dapat mendirikan stand produk ditempat penyelenggara
- Memperkenalkan produk sponsor ditempat kegiatan
- Spanduk rentang berjumlah 6 buah yang didalamnya terdapat brand sponsor dengan ukuran 1 x 4 meter, seperempat bagian dari spanduk (1 x 1 meter tempat brand sponsor). Adapun lokasi pemasangan spanduk yakni di tempat berlangsungnya acara tersebut.
- Spanduk rentang dalam ruang 2 (dua) buah yang didalamnya terdapat brand sponsor dengan ukuran 1 x 4 meter, seperempat bagian dari spanduk (1 x 1 meter) tempat brand sponsor
- Kokarde panitia, dimana pada kokarde tersebut terdapat brand sponsor
- Pamflet akan disebarkan di tempat-tempat yang strategis
Perusahaan, instansi atau lembaga sebagai sponsor yang memberikan kontribusi sebesar 75 % dari total anggaran terlampir, sedangkan perusahaan, instansi atau lembaga lainnya hanya menjadi sponsor di bawah sponsor utama.
Kontraprestasi yang dapat ditawarkan untuk sponsor tunggal adalah sebagai berikut :
- Sponsor dapat mendirikan stand produk di tempat penyelenggara
- Memperkenalkan produk sponsor ditempat kegiatan
- Spanduk rentang berjumlah 2 buah yang didalamnya terdapat brand sponsor dengan ukuran 1x 4 meter, seperempat bagian dari spanduk (1 x 1 meter tempat brand sponsor). Adapun lokasi pemasangan spanduk ditempat berlangsungnya acara tersebut
- Spanduk rentang dalam ruangan 1 buah yang didalamnya terdapat brand sponsor dengan ukuran 1 x 4 meter , seperempat bagian dari spanduk (1 x 1 meter) tempat brand sponsor
- Kokarde panitia, dimana pada kokarde tersebut terdapat brand sponsor
- Pamflet akan disebarkan ditempat-tempat yang strategis
Sponsor partisipan adalah perusahaan, intansi atau lembaga yang ingin ikut berpartisipasi dalam acara ini, dimana pihak sponsor memberikan kontribusi dana sebesar 10 sampai 20 % dari total anggaran terlampir atau dengan menyediakan fasilitas sarana dan prasarana yang diperlukan atau media penyiaran dan publikasi sesuai dengan kesepakatan antara pihak panitia dan sponsor.
Selain hal tersebut diatas, bentuk-bentuk penawaran lain yang belum tercantum pada point – point diatas dapat dibicarakan lebih lanjut.
Untuk Informasi lebih lanjut silahkan menghubungi nomor berikut :
- 087892805756 (Gusrizal)
- 085658430130 (Meirina Hastri)
- 085263888650 (Hendra)
